Como organizar a gestão de compras na sua empresa? Saiba tudo aqui

 

A gestão de compras e administração de suprimentos é uma importante função desenvolvida dentro das empresas. Por meio dela é possível garantir a correta aplicação dos processos de mensuração de custos, bem como, avaliar as quantidades de compras que precisam ser feitas nos próximos períodos.

 

Apesar da importância que este assunto tem em muitos empreendimentos esse tipo de gestão é feita de forma equivocada e desorganizada, avaliando apenas itens que têm que ser comprados. Entretanto, essa atividade exige um pouco mais de atenção, sobretudo, no que se refere a administração do capital de giro.

 

Pensando na complexidade do assunto nós resolvemos escrever este artigo para elucidar alguns pontos e demonstrar como a gestão de compras deve ser feita em seu negócio. Acompanhe!

 

Qual a importância da gestão de compras para um negócio?

Basicamente, a gestão de compras é responsável por garantir a eficiência no processo de compras na gestão de um negócio. Por meio dela é possível adotar uma série de estratégias que possibilitam a aquisição de produtos e itens necessários para a manutenção das atividades da empresa.

 

Esse tipo de atividade é responsável por realizar toda a negociação com fornecedores, tendo como o objetivo principal reduzir custos e manter a qualidade nos materiais adquiridos, bem como, nos prazos de entrega que são exigidos pela sua empresa.

 

Resumidamente, a gestão de compras é capaz de garantir que todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento das suas atividades estejam disponíveis. Caso essa tarefa não seja realizada da forma correta é possível que ocorra a perda de produtos, bem como, a falta de materiais para fazer as suas vendas, prejudicando severamente a sua lucratividade.

 

Como ela funciona na prática?

Agora, mencionaremos como esse processo funciona na prática. Inicialmente, você precisa entender quais são as suas principais funções. Veja quais são elas:

 

§  executar o planejamento de aquisições estabelecendo as principais especificações de compra, identificando a qualidade, quantidade, bem como, o tempo de entrega e o local de recebimento;

 

§  escolher fornecedores adequados para cada um dos tipos de serviço ou produtos necessários;

 

§  negociar todos os termos e condições de compra juntamente aos fornecedores e gestores do empreendimento;

 

§  emissão de pedidos de compra;

 

§  registro de cotações e negociações realizadas;

 

§  organização do destino de produtos adquiridos;

 

§  execução do calculo de despesas com estocagem e a depreciação dos produtos que foram adquiridos e armazenado;

 

§  manutenção do fluxo contínuo de mercadorias e os suprimentos necessários para manutenção da produção;

 

§  executar o checklist, bem como, o recebimento e o relatório de uso na sua empresa.

 

A gestão de compras é composta pelo departamento de compras que deve colocar em práticas todas as estratégias definidas pela gestão da empresa, principalmente, cumprir com todas as obrigações e atribuições mencionadas anteriormente.

 

Trazendo para a prática, o processo de compra se inicia no momento da demanda, ou seja, na necessidade em que a empresa pode ter de adquirir determinados itens, sejam eles matérias primas ou mercadorias para revenda. Esse é o gatilho principal para que o setor siga em frente com o processo de aquisição de produtos.

 

Sequencialmente, o departamento deve fazer a cotação de preço com os fornecedores, verificando a qualidade, preço e os prazos de entrega, entre outros fatores necessários. Nesse ponto, existe negociação com o fornecedor, buscando as melhores condições de pagamentos, custos, entre outros. Feito isso, portanto, é necessário emitir a ordem de compra e buscar aprovação dos superiores.

 

Como você pode perceber, o procedimento de compra não fica restrito apenas ao departamento. Existe, também, a necessidade de verificar se os superiores aprovam o procedimento de compra levantado pelo setor.

 

A aprovação é necessária para garantir a lisura no processo. Infelizmente, existem pessoas que utilizam esse procedimento para desviar produtos ou, até mesmo, adquirir bens para utilização própria e a aprovação dos gestores ao final do processo evita qualquer tipo de fraude, seja ela por parte de fornecedores ou empregados mal intencionados.

 

Entretanto, esse procedimento de aprovação não pode ser tão engessado ao ponto de prejudicar o seu estoque com demoras desnecessárias para que produtos cheguem até o seu estabelecimento. Por esse motivo, a aprovação de compra deve ser inserida dentro do procedimento e também precisa ser estabelecido um prazo para que isso seja feito, evitando atrasos que podem prejudicar o seu faturamento ou produção.

 

Quais os impactos da má gestão de compras no fluxo de caixa e capital de giro?

Como realizar uma gestão de compras eficiente na empresa?

Agora, mostraremos, finalmente, como você pode implementar a gestão de compras em sua empresa. Continue lendo!

 

Organização de processos internos

O primeiro passo é voltar os olhos para dentro dos processos internos do seu negócio, não somente relacionados à compra, mas também avaliar a gestão de estoque entre outros setores que estão diretamente ou indiretamente ligados à aquisição de produtos, insumos e outros materiais.

 

Se você quiser implementar esse processo em seu negócio precisará, inicialmente, organizar a casa e deixar ela em dia com todas as suas obrigações administrativas. Não adianta você tentar colocar esse procedimento para funcionar se a empresa não tem controles eficientes e possui dificuldades para manter seus processos de compra.

 

Alinhe as compras com suas demandas de compra

O alinhamento das compras com a demanda de vendas do seu negócio é fundamental para a manutenção da gestão eficiente dessa área do seu negócio. Para empresas do varejo, por exemplo, esse controle deve ser feito com base na saída de produtos e o nível de estoque atual. O mesmo exemplo vale para a empresa que distribui mercadorias que deve adquirir mais produtos quando aumentar a sua demanda de vendas.

 

No caso das indústrias é necessário adequar a sua produção ao consumo real utilizado na prestação de serviços. Em outras palavras, significa que o setor deve avaliar os níveis de estoque utilizados, bem como, a necessidade produtiva para o próximo período.

 

Independentemente do segmento de mercado que a sua empresa atua é fundamental que o setor de compras esteja devidamente alinhado com as saídas de materiais e produtos do seu empreendimento.

 

Monitore os produtos e as atividades do negócio

Algumas atividades ou processo de vendas estão sendo interrompidos com frequência? Ou, ainda, existem atrasos ou dificuldades para que esses processos possam ser otimizados e passem a ser realizados de forma correta? Ocorre desperdício de materiais ou produtos? Quais são os principais produtos armazenados e quais os que mais impactam diretamente a produtividade da sua empresa?

 

Responder essas perguntas é crucial para definir a estratégia do departamento de compra, bem como, garantir um monitoramento eficiente da sua gestão empresarial.

 

Compare os preços e negocie

Uma das funções mais importantes do setor de compras é a negociação e comparação de preços com diversos fornecedores. Esse tipo de ação tem por objetivo adquirir mercadorias com o menor custo possível, fazendo com que os produtos e atividades desenvolvidas mais otimizados e potencializando suas margens de lucro.

 

Conheça minuciosamente seus fornecedores

Abordaremos este tópico com mais detalhes em seguida, porém, é importante mencionar rapidamente que para implementar uma boa gestão de compras é fundamental que você conheça minuciosamente todos os seus fornecedores.

 

É crucial elaborar uma listagem com todos os fornecedores de confiança que você pode negociar, preferencialmente, de vários produtos diferentes. Nessa relação deve constar alguns aspectos e características ideais do produto fornecido, preços, qualidade dos produtos e, principalmente preços.

 

Além disso, também é interessante colocar na listagem possíveis problemas que você tenha tido com certos fornecedores ou com seus produtos comercializados.

 

Mantenha boas relações com seus fornecedores

Além de ter contato com a maior parte dos fornecedores que estão mais acessíveis de sua empresa também é essencial que você tenha boas relações com seus fornecedores. O departamento deve manter um bom relacionamento com essas empresas para garantir que eles possam exercer seu poder de negociação de preços e prazos.

 

Mantenha o seu estoque em segurança

Manter o estoque em segurança é um tipo de estratégia que também faz parte da gestão de compras de sua empresa. Isso deve ser feito cuidando de produtos perecíveis, itens inflamáveis e demais elementos que podem se perder ou deteriorar pelo simples fato de estarem armazenados.

 

Além disso, também é importante que o local seja arejado e limpo para que os empregados que estejam atuando no local possam desenvolver suas tarefas com segurança e com o mínimo de agressões à sua saúde física.

 

O local destinado para a estocagem de seus produtos precisa estar protegidos contra todos os eventuais problemas que possam gerar prejuízos, tais como, incêndios, enchentes e, assim, evitar a perda de itens devido a possíveis problemas causados por fatos alheios à sua vontade.

 

Promova o registro de todas as operações

O outro passo muito importante é o registro de todas as operações executadas dentro da empresa. É impossível fazer uma boa gestão de compras sem ter devidamente registradas todas as operações que foram realizadas.

 

De modo que, ao registrar todas as operações da empresa é possível se beneficiar de relatórios contábeis que expressem corretamente a realidade da sua empresa por meio de indicadores financeiros e contábeis que auxiliam nas tomadas de decisão dos rumos do negócio.

 

Além disso, esse tipo de ferramenta também facilita a integração entre os departamentos, possibilitando que as atividades possam ser mais ágeis e assertivas, evitando erros desnecessários que podem prejudicar a lucratividade da sua empresa.

 

Quais são os erros mais comuns e como evitá-los?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre este conceito e como ele pode ser aplicado em um empreendimento, mostraremos quais são os principais erros na gestão de compras e como pode evitar cada um deles. Continue lendo!

 

Falta de controle de estoque

Acompanhar os níveis de estoque de sua empresa pode fazer toda a diferença na gestão de compras. Quando chega o momento de planejá-las é fundamental que você trabalhe em conjunto com essa área para garantir que os materiais ou itens que serão adquiridos, de fato, são necessários.

 

O setor de compras que tem informações atualizadas é mais eficiente e adquire produtos que são, realmente, necessários. O grande risco que existe no controle de estoque mal elaborado é a compra de produtos desnecessários que podem ficar muito tempo parados no armazém ou, o que pior, perecerem com o passar do tempo.

 

Além disso, o controle de estoque demonstra ao departamento de compras os itens ou insumos que estão em falta e precisam ser repostos para evitar a perda de clientes por falta do produto desejado.

 

Compras não planejadas

Você certamente já deve ter ouvido falar que estoque em excesso é prejuízo para a sua empresa, prejudicando em muito o seu orçamento e, seguidamente, a lucratividade. Comprar mais do que o necessário pode colocar seu estoque em risco e gerar grandes perdas.

 

Por isso é fundamental que você saiba avaliar o momento correto de fazer uma compra, bem como, as quantidades que precisam ser repostas. Ao fazer um bom planejamento e analisar todos os dados fornecidos você pode estruturar um processo de compra que possibilitará a sua empresa ter lucros em suas atividades.

 

Falta de montagem de uma rede de fornecedores

A relação entre empresa e cliente pode ser muito prejudicada quando ocorre a falta de um produto ou atraso na entrega pelo simples fato de não ter aqueles itens ou parte deles em seu estoque. Esse tipo de situação acaba levando o consumidor a buscar a concorrência, logo, suas vendas podem despencar significativamente.

 

Entre vários motivos, o principal é o atraso por parte de fornecedores descomprometidos que, bem sempre, cumprem com a sua parte no negócio, ou seja, entregar produtos no prazo, deixando a sua empresa em uma situação difícil e delicada para com seus clientes.

 

Inicialmente, é importante mencionar que esse tipo de atraso por parte de fornecedores ou erros de logísticas podem, inclusive, gerar problemas na justiça tendo a empresa lesada o direito de receber indenizações. Entretanto, para não ter que levar a situação a um extremo você pode adotar outra medida muito mais simples e eficiente, procurar outro fornecedor.

 

Até aqui, tudo bem. Agora, o problema é: como fazer isso? Simples, você precisa montar uma rede de fornecedores de um mesmo produto. Assim, pode negociar prazos de entrega e, até mesmo, condições de pagamento diferenciadas. Dessa forma, você pode ter diversas empresas fornecedoras de um mesmo produto e dificilmente será pego de surpresa com a falta de determinados itens em seu estoque.

 

Não utilização da tecnologia

Atualmente, a empresa que não se atentar à tecnologia necessária na gestão de suas compras, bem como, administração de suprimentos, simplesmente, pode estar fora do mercado em pouquíssimo tempo.

 

As ferramentas tecnológicas disponíveis para essa finalidade são capazes de proporcionar uma séries de vantagens para esse setor, entre elas, maior integração entre os demais departamentos, execução de rotinas automáticas e melhor acompanhamento de entradas e saídas de produtos do seu estoque.

 

Elas possibilitam que o tempo dos empregados envolvidos com esses procedimentos seja otimizado, gerando mais resultados, com o máximo de produtividade e assertividade, eliminando possíveis erros que possam ser ocasionados pelos processos manuais que ainda são a primeira opção em muitos negócios.

 

Demoras no processo de aprovação

Enquanto alguns gestores não conseguem manter a ordem em seus processos de compras e as equipes fazem cotações sem muito critério ou análise outras empresas são totalmente burocráticas e acabam atrasando em muito os processos de aprovação das compras que são necessárias, o que torna o procedimento mais engessado e dificulta a tomada de decisões.

 

Ambos os cenários são ruins e você precisa aprender a equilibrá-los para garantir que as compras estejam de acordo com os objetivos da empresa e, principalmente, possam ocorrer de forma natural e leve, sem muitos entraves durante o processo.

 

Nesse ponto também podemos destacar a importância da tecnologia. Com ela, também é possível analisar as quantidades em estoque, bem como, necessidades de compra de forma mais rápida, agilizando o processo de aprovação e, principalmente, tornando ele mais assertivo e evitando análises incorretas que possam fazer com que sua empresa acabe comprando produtos desnecessários e deixando de adquirir aqueles que, de fato, são importantes para suprir suas necessidades.

 

Não acompanhamento de indicadores

Os indicadores de desempenho ou, KPIs, como também são chamados, são importantíssimos para fazer o monitoramento dos processos de compra da sua empresa. A utilização dessas ferramentas pelo empreendimento é capaz de elevar em muito os seus índices de produtividade, promovendo mais integração entre os setores, o que apontará as principais demandas e prioridades do negócio.

 

Existem dezenas de KPIs que podem ser utilizados na gestão de compras, entre eles, o que mede a performance dos fornecedores, produtividade do responsável pelas compras, o Savig, Lead, entre outros que podem ser aplicados ao departamento de suprimentos.

 

Para garantir um bom retorno com a utilização dessas ferramentas é fundamental que o gestor determine quais são utilizadas e, principalmente, que elas estejam em total acordo com os objetivos e as estratégias do seu negócio.

 

Quais são os principais desafios dessa área?

A própria complexidade da gestão da cadeia de suprimentos é, por si só, um desafio imenso para os gestores. Como foi demonstrado, o processo envolve diversas áreas e demanda uma série de controles e procedimentos. Portanto, o primeiro passo para superá-los é conhecer cada um deles. Acompanhe!

 

Coordenação da equipe

Coordenar a equipe não é apenas relacionado às questões internas, ela também envolve fornecedores e transportadores. Cada uma dessas empresas tem políticas diferentes e lidar com elas deve ser algo que o gestor precisa dominar.

 

Além disso, também existe a dificuldade gerada pela gestão de pessoas. A chave para solucionar tais questões é simples, manter a transparência e a comunicação em todas as atividades, demonstrando às pessoas ligadas a preocupação da empresa em demonstrar suas necessidades e como elas podem ser supridas.

 

Averiguação dos resultados

Um bom planejamento estratégico é a chave para analisar os resultados da empresa. É necessário, portanto, que o gestor saiba o que está dando certo e o que deve ser aprimorado para que suas decisões sejam tomadas de forma otimizada.

 

Entretanto, avaliar os resultados de uma operação nem sempre é uma estratégia tão simples, principalmente, quando eles são obtidos apenas depois de o problema passar. Para solucionar isso é fundamental que você tenha ao seu lado boas ferramentas de gestão capazes de antecipar possíveis questões que possam gerar prejuízos.

 

Ao fazer um bom processo de averiguação você tem a oportunidade de avaliar possíveis pontos falhos antes que eles venham a prejudicar a empresa e possa, portanto, adotar as medidas necessárias para solucioná-los.

 

Flexibilidade e precisão

Muitos empresários acreditam que possuir um grande aparato administrativo montado, especialmente, para lidar com a cadeia de suprimentos é o fator primordial para colocar em prática todos os processos necessários para esse tipo de tarefa.

 

O grande problema é que esse tipo de departamento sobre mudanças com muita frequência e uma simples variação na forma de fazer isso exige respostas rápidas e muito certeiras. Nesse sentido o desafio está em como tornar esse departamento flexível e adaptável a todas as mudanças que podem ocorrer, principalmente, de forma precisa e assertiva.

 

Nesse sentido, ter uma equipa engessada e sistemas complexos que não suportam mudanças pode ser o motivo principal para ter dificuldades com esse departamento. Sendo assim, coordenar os times adequadamente é fundamental para saber lidar com esse tipo de desafio de forma eficiente e sem prejudicar a empresa.

 

Entretanto, vale a pena ressaltar um ponto em especial: ser flexível não significa, simplesmente, abrir mão do seu planejamento e, simplesmente, seguir a maré de acordo com o que ela traz para você.

 

A flexibilidade, portanto, é preparar a sua empresa para tomar as medidas necessárias na hora em que for necessário fazendo isso de forma a facilitar a adequação ao máximo para não prejudicar a empresa.

 

Como você pode perceber, a gestão de compras é fundamental para garantir que o seu negócio tenha um maior nível na administração de suprimentos garantindo melhorias nos processos de venda que impactarão diretamente nos resultados da empresa.